O profissional aceita o pedido

Em Agenda › Quem confirma os pedidos, a agenda pode confirmar de três jeitos: na hora, pela recepção, ou pelo profissional. Com “O profissional aceita”, cada pedido que o assistente marca vai para uma pessoa da equipe por vez, com um prazo para aceitar. Só depois que alguém aceita o cliente recebe a confirmação.

Como funciona

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   O cliente pede um horário

   O assistente reserva o horário como pedido e diz ao cliente que a confirmação chega na mesma conversa. Ele nunca diz quem vai atender antes de alguém aceitar (a menos que o cliente tenha escolhido a pessoa).

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   Uma pessoa recebe o pedido

   Pelo canal de avisos dela — WhatsApp ou Telegram com os botões Aceitar e Não posso, ou e-mail com um link — e em Minha agenda, em “Pedidos para você”. Até aceitar, ela vê só o primeiro nome do cliente.

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   Ela aceita, ou passa a vez

   Aceitou: o horário é dela, vai para o Google dela e o cliente recebe a confirmação. Não pode ou não respondeu a tempo: o pedido vai para a próxima pessoa.

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   Se ninguém aceitar

   Vocês escolhem: liberar o horário e avisar o cliente com delicadeza, convidando a escolher outro (recomendado), ou deixar a recepção decidir. Em qualquer caso a equipe recebe uma tarefa e um alerta.

O que vocês decidem

• Quem é chamado: quem tem menos atendimentos no dia, um de cada vez em rodízio, ou a ordem que vocês definirem para cada formato.
• Quanto tempo cada pessoa tem: um prazo a qualquer hora, ou prazos diferentes dentro e fora do horário de funcionamento. O passo mostra, hora a hora, como fica um pedido feito amanhã.
• Até quando decidir antes do horário, e o tempo mínimo para alguém responder.
• Quando o cliente escolheu a pessoa e ela não pode: liberar, a recepção decide, ou chamar outra pessoa só se o cliente topar.
• Pedido em cima da hora (sem tempo de perguntar a ninguém): a recepção decide, ou confirmar na hora. Essa escolha é obrigatória.
• Cada serviço pode ter a sua própria escolha, no passo Confirmação da ficha do serviço.

O que precisa estar pronto

• Avisos aos profissionais ligados (Agenda › Profissionais).
• Pelo menos uma pessoa de cada serviço com um jeito de receber: WhatsApp, e-mail, Telegram ou uma conta para ver Minha agenda.
• Com WhatsApp oficial: as mensagens “Pedido para você” e “Pedido não confirmado” aprovadas pela Meta. O próprio passo Mensagens envia e mostra a resposta.

A tela de configuração mostra em todos os passos o que ainda falta, com um atalho para resolver cada item. A Agenda também avisa quando um serviço tem pedidos que não chegam a ninguém.

Na Agenda

Um pedido mostra a quem está oferecido e até quando, com um anel que esvazia conforme o prazo corre, e a ordem de quem já foi chamado. A equipe pode aceitar pela pessoa (quando ela disse sim por telefone, por exemplo), passar para outra pessoa, mandar para a recepção ou recusar avisando o cliente.